機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能差別分析
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摘 要;本文重點(diǎn)論述的機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書從性質(zhì)上說均屬于公務(wù)秘書。由于我國長期計劃經(jīng)濟(jì)體制的影響,政企不分,政府同時掌管國有企業(yè)的局面在過去長期存在,所以政府機(jī)關(guān)秘書同時也充當(dāng)著企業(yè)秘書的角色。然而,隨著國有企業(yè)改革的深化,實(shí)行政企分開,企業(yè)秘書的獨(dú)立地位得以凸顯。探討機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能不僅有利于秘書學(xué)的發(fā)展,秘書工作的明晰,也有利于對國企改革的進(jìn)一步深化和完善。
關(guān)鍵詞;秘書;職能;差別
一般而言,對于秘書職能可分為辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個方面。三個方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透的,其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助與服務(wù),以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。準(zhǔn)確理解和把握機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異,是深入理解解政府和企業(yè)的關(guān)系,已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。
一、在辦公事務(wù)輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
(一)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異
辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。
機(jī)關(guān)秘書進(jìn)行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的,是國家行使統(tǒng)治權(quán)利的載體和工具,最終目的是實(shí)現(xiàn)政府的管理職能。所以,機(jī)關(guān)秘書的辦文工作體現(xiàn)出強(qiáng)烈的政策性,同時會對整個社會產(chǎn)生強(qiáng)制力(如論是軟強(qiáng)制還是硬強(qiáng)制),其影響將涉及整個社會。然而,企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的過程,其影響力只是在企業(yè)內(nèi)部有效,同時辦文的內(nèi)容大多是涉及企業(yè)內(nèi)部的管理,并不必然與政治掛鉤,因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。
(二)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦會上的差異
秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會議、操辦會務(wù)、為會議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會議效果提供服務(wù)。由于機(jī)關(guān)和企業(yè)在職權(quán)和性質(zhì)上差異,其所辦的會議也體現(xiàn)為不同的目的。
機(jī)關(guān)秘書所辦會議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力等。多數(shù)會議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機(jī)關(guān)秘書在傳統(tǒng)上更多的關(guān)注會議對政令傳達(dá)的準(zhǔn)確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是,隨著我國民主化進(jìn)程的推進(jìn),當(dāng)前機(jī)關(guān)的管理思路更趨于成熟和民主,在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機(jī)關(guān)秘書的辦會已經(jīng)不僅僅局限于初期的內(nèi)部會議或是新聞發(fā)布會、記者招待會等傳統(tǒng)模式,因此,機(jī)關(guān)秘書的辦會思路也應(yīng)該與時俱進(jìn),改變機(jī)關(guān)主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式,這期間還要求機(jī)關(guān)秘書在辦會過程中平等的兼顧各方與會者。企業(yè)秘書的辦會大多是為了溝通、集散信息、形成共識、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或是推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)秘書大多籌辦和服務(wù)經(jīng)理辦公會、董事會、股東會、職工代表會、業(yè)務(wù)洽談會等。
(三)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異
秘書為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛,大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。
機(jī)關(guān)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權(quán)力的特征。無論是在處理日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)還是授權(quán)性事務(wù),在負(fù)責(zé)的職權(quán)范圍內(nèi)起到了主導(dǎo)和信息的控制者的地位。因此,便會催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權(quán)性事務(wù)的時候,可以利用信息優(yōu)勢,將信息作為資源,從利益相關(guān)方收取回報;再如機(jī)關(guān)秘秘書常常要對領(lǐng)導(dǎo)的來訪、電話和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留,但機(jī)關(guān)秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道,不讓對自己或與自己有關(guān)的不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視線。同時,也可利用這種方式來截取信息,將有價值的信息攔截后告知利益相關(guān)方,甚至其在中間起協(xié)調(diào)和疏通的作用,將單位的利益轉(zhuǎn)化成個人的利益。近年暴露出來的多起機(jī)關(guān)秘書腐敗案件,值得人們警醒。
企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時間花在處理日常性事務(wù)上。秘書每天都要操辦的事務(wù),如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室,保證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾,處理公務(wù)電話,收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備,整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù),值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內(nèi)工作的按時、按量完成。
關(guān)鍵詞;秘書;職能;差別
一般而言,對于秘書職能可分為辦公事務(wù)輔助、參謀智能輔助和管理協(xié)調(diào)輔助三個方面。三個方面既有內(nèi)容上的區(qū)別又是相互滲透的,其共同的目的都是為領(lǐng)導(dǎo)工作的有效和有序提供輔助與服務(wù),以促進(jìn)領(lǐng)導(dǎo)工作效率的提高。準(zhǔn)確理解和把握機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的職能及其差異,是深入理解解政府和企業(yè)的關(guān)系,已經(jīng)在各自崗位做好秘書工作的前提。
一、在辦公事務(wù)輔助職能方面機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書的差異分析
(一)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦文上的差異
辦文在秘書工作中主要指文稿撰擬、運(yùn)行、整理及保管利用。
機(jī)關(guān)秘書進(jìn)行辦文最終大多是以國家政策法規(guī)的形式出現(xiàn)的,是國家行使統(tǒng)治權(quán)利的載體和工具,最終目的是實(shí)現(xiàn)政府的管理職能。所以,機(jī)關(guān)秘書的辦文工作體現(xiàn)出強(qiáng)烈的政策性,同時會對整個社會產(chǎn)生強(qiáng)制力(如論是軟強(qiáng)制還是硬強(qiáng)制),其影響將涉及整個社會。然而,企業(yè)秘書的辦文大多是涉及企業(yè)內(nèi)部運(yùn)作的過程,其影響力只是在企業(yè)內(nèi)部有效,同時辦文的內(nèi)容大多是涉及企業(yè)內(nèi)部的管理,并不必然與政治掛鉤,因此體現(xiàn)為更多的現(xiàn)實(shí)性和實(shí)用性。
(二)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦會上的差異
秘書辦會指的是協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者籌備會議、操辦會務(wù)、為會議有序進(jìn)行和取得預(yù)期的會議效果提供服務(wù)。由于機(jī)關(guān)和企業(yè)在職權(quán)和性質(zhì)上差異,其所辦的會議也體現(xiàn)為不同的目的。
機(jī)關(guān)秘書所辦會議大多是作出決議、發(fā)布決策指令、行使權(quán)力等。多數(shù)會議是作為信息的溝通和發(fā)布渠道。機(jī)關(guān)秘書在傳統(tǒng)上更多的關(guān)注會議對政令傳達(dá)的準(zhǔn)確性以及發(fā)布的效果。然而目前值得注意的是,隨著我國民主化進(jìn)程的推進(jìn),當(dāng)前機(jī)關(guān)的管理思路更趨于成熟和民主,在制定決策的過程中更多的引入了公眾參與制度。機(jī)關(guān)秘書的辦會已經(jīng)不僅僅局限于初期的內(nèi)部會議或是新聞發(fā)布會、記者招待會等傳統(tǒng)模式,因此,機(jī)關(guān)秘書的辦會思路也應(yīng)該與時俱進(jìn),改變機(jī)關(guān)主辦方高高在上的固有模式形成平等議事形式,這期間還要求機(jī)關(guān)秘書在辦會過程中平等的兼顧各方與會者。企業(yè)秘書的辦會大多是為了溝通、集散信息、形成共識、布置或商洽工作、增強(qiáng)組織凝聚力或是推進(jìn)工作實(shí)現(xiàn)管理目標(biāo)。企業(yè)秘書大多籌辦和服務(wù)經(jīng)理辦公會、董事會、股東會、職工代表會、業(yè)務(wù)洽談會等。
(三)機(jī)關(guān)秘書和企業(yè)秘書在辦事上的差異
秘書為領(lǐng)導(dǎo)操辦事務(wù)的范圍相當(dāng)廣泛,大體上可分為日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)和受權(quán)理事三類。
機(jī)關(guān)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)出權(quán)力的特征。無論是在處理日常事務(wù)、隨機(jī)性事務(wù)還是授權(quán)性事務(wù),在負(fù)責(zé)的職權(quán)范圍內(nèi)起到了主導(dǎo)和信息的控制者的地位。因此,便會催生出腐敗的問題。比如秘書在處理授權(quán)性事務(wù)的時候,可以利用信息優(yōu)勢,將信息作為資源,從利益相關(guān)方收取回報;再如機(jī)關(guān)秘秘書常常要對領(lǐng)導(dǎo)的來訪、電話和事務(wù)等進(jìn)行擋駕和截留,但機(jī)關(guān)秘書也可以根據(jù)自己的利益利用它來堵塞信息通道,不讓對自己或與自己有關(guān)的不利的信息進(jìn)入領(lǐng)導(dǎo)的視線。同時,也可利用這種方式來截取信息,將有價值的信息攔截后告知利益相關(guān)方,甚至其在中間起協(xié)調(diào)和疏通的作用,將單位的利益轉(zhuǎn)化成個人的利益。近年暴露出來的多起機(jī)關(guān)秘書腐敗案件,值得人們警醒。
企業(yè)秘書在辦事方面跟多的時間花在處理日常性事務(wù)上。秘書每天都要操辦的事務(wù),如整理領(lǐng)導(dǎo)辦公室,保證領(lǐng)導(dǎo)辦公不受干擾,處理公務(wù)電話,收發(fā)、傳遞領(lǐng)導(dǎo)閱知,根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)工作需要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)安排工作日程并做好準(zhǔn)備,整理機(jī)關(guān)內(nèi)務(wù),值班事務(wù)、內(nèi)外溝通和來客接待工作等。企業(yè)秘書在辦事方面更多的體現(xiàn)為分內(nèi)工作的按時、按量完成。